実務記事・使える道具
読むだけでなく、
自社の仕事に当てはめる。
原稿の変更例、記入済みの表、計算ツール。何をどう確認するかを、具体物からご覧いただけます。
ホームページ業務フロー工数比較例外処理マスタ整理FAX受注電話注文
「何でも対応します」を、依頼できる内容に変える。
会社案内に載っている言葉を、そのままホームページへ置く前に。加工会社の原稿を例に、読む人が判断できる情報へ整理する手順を示します。
FAX受領から請求まで、担当と判断を一枚にする。
「受注処理」の一言に埋もれている転記、確認待ち、例外を見つけます。記入済みのフローと、その表を使って聞く質問を用意しました。
二重入力を減らすと、年間で何時間変わるか。
現在の入力時間から、改善後も残る確認と例外対応を引いて比較します。自社の件数・時間を入力し、前提ごと保存できる計算表です。
出荷前に数量が変わった注文を、どこまで戻すか。
「変更注文に対応できるか」という質問だけでは、システムの比較条件が揃いません。変更を受けた後の確認・反映・完了条件まで具体化します。
「10ケース」が、何個になるかをそろえる。
商品コードの対応表だけでは、受注と在庫の数量が一致しないことがあります。数量単位と換算数を例に、正本・更新者・保留条件を整理します。
FAXを残したまま、確認待ちを見失わないようにする。
すぐに取引先の注文方法を変えられない会社向けに、受信後の受付・保留・回答を整理する小さな試行を示します。
電話注文は、受付票と未回答の記録までセットにする。
聞き取りの注意だけに頼らず、数量・単位・納期・変更注文を同じ順で確認します。印刷できる受付票の項目と、復唱・引き継ぎの例です。