- 受発注に関係する主なマスタ
- 正本・コード・表記揺れの確認方法
- 登録、変更、廃止の責任分担
- 移行前に試す小さな照合方法
マスタは繰り返し参照する基準情報
受発注では、顧客、商品、価格、単位、届け先などを注文のたびにゼロから入力せず、登録済みの基準情報を参照します。問題になりやすいのは項目の不足だけではありません。同じ情報がExcel、販売管理、倉庫管理などに分散し、どれを正しい情報として更新するか決まっていない状態です。
新規登録、変更、廃止の入口と承認者を決めないと、導入後に再び重複や表記揺れが増えます。
最初に確認するマスタ項目
| マスタ | 項目例 | 起きやすい不一致 |
|---|---|---|
| 顧客 | 顧客コード、法人名、部門、請求先、締日 | 社名変更、支店重複、略称 |
| 商品 | 商品コード、名称、仕様、状態 | 旧品番、廃番、類似名称 |
| 単位 | 個、箱、ケース、換算数 | 発注単位と在庫単位の違い |
| 価格 | 標準価格、契約価格、適用期間 | 顧客別価格、開始・終了日の欠落 |
| 届け先 | 届け先コード、住所、受入条件 | 同名拠点、移転前住所 |
| 取引条件 | 締切、納入リードタイム、最低ロット | 口頭ルール、担当者依存 |
実際に必要な項目は業種、取引条件、対象システムで異なります。上表をそのまま要件にせず、日常の注文・出荷・請求で参照している情報から確認します。
マスタを整理する5ステップ
利用場所を並べる
販売管理、会計、倉庫、Excel、紙台帳など、同じマスタを参照・更新する場所を列挙します。
正本を仮決めする
項目ごとに、最初に登録され、正しい値として扱う場所を1つ仮置きします。すべてを同じシステムにする必要はありません。
重複と表記揺れを数える
コードが同じで名称が違う、名称が同じでコードが複数ある、全角・半角や旧字体が混在する、といった状態を分類します。
変換ルールを決める
取引先コードと自社コードが異なる場合は対応表、単位が異なる場合は換算ルールを作り、判断が必要な条件を分けます。
登録・変更・廃止の担当を決める
申請者、承認者、実際の更新者、利用部門への通知、定期確認の周期を明記します。
責任分担まで含めた記入例
| 対象 | 正本 | 申請 | 承認 | 更新 | 確認周期 |
|---|---|---|---|---|---|
| 顧客基本情報 | 販売管理 | 営業 | 営業責任者 | 受注担当 | 変更時 |
| 商品・旧品番 | 商品台帳 | 商品担当 | 商品責任者 | 商品担当 | 月1回 |
| 届け先 | 販売管理 | 営業 | 顧客確認 | 受注担当 | 出荷前 |
これは仮想例です。小規模組織では一人が複数役割を兼ねても構いませんが、少なくとも「誰の確認で正しい値になるか」を区別します。
移行前の小さな照合
- 例として、取引件数の多い上位顧客と商品から50〜100件を抽出する
- 現行コード、新コード、名称、単位、価格、届け先を横並びにする
- 自動変換できる行、ルールで変換できる行、人の判断が必要な行に分ける
- 未一致の理由を項目別に数え、全件移行前の作業量を見積もる
- 変換後の注文を現場担当者が読めるか確認する
導入候補へ確認する質問
- コード体系と文字数・使用可能文字に制約があるか
- 顧客別価格と適用期間をどの単位で持てるか
- 旧コードから新コードへの対応履歴を残せるか
- 外部システムとの取込・出力項目は何か
- 一括更新時の検証、差し戻し、履歴確認ができるか
- 権限ごとに登録・承認・利用を分けられるか
よくある質問
すべてのマスタを先に統合すべきですか
対象業務で使う範囲から始めます。全社マスタ統合を前提にすると検証が大きくなるため、最初の対象プロセス、顧客、商品を限定して不一致の型を確認します。
表記揺れはすべて直すべきですか
検索や連携に影響しない表示名まで一律に直す必要はありません。コード照合、帳票表示、顧客との合意に影響するものを優先します。
関連する実務記事
参考情報
- ITコーディネータ協会「中小企業共通EDI認証制度について」（2026-07-13確認）
- 中小企業庁「受発注のデジタル化に関する推進方策」（2026-07-13確認）
編集方針：受発注データを移行・連携する前の一般的な確認手順として作成しています。必要項目、保存要件、権限、セキュリティは対象システム、契約、法令に応じて専門家・提供事業者へ確認してください。最終更新日：2026.07.13
更新日：2026.07.22
編集方針：公開情報とミチタスの実務知見をもとに、事実・仮定・説明例を区別して作成しています。特定製品の推奨、導入効果、投資回収、法令適合を保証しません。固有の顧客情報・社内情報・機密情報は使用していません。