最初に確認する数字
- 1日・1週間のFAX注文件数
- 差し戻しや確認電話が発生した件数
- 1枚を入力する平均時間
- 取引先別の注文書式数
「FAXをなくす」だけを目標にしない
課題は通信手段だけとは限りません。注文書に顧客コードがない、品番が旧表記、数量単位が曖昧、受付時刻が共有されないといった問題は、受信方法を変えても残ります。まずFAX受信後の流れを分けます。
受付を一か所に集める
受信箱、担当者の机、複合機のトレーなど、未処理注文が分散しない状態を作ります。受付時刻と担当を記録します。
判読不能・情報不足を受付時点で分ける
品番、数量、納期、送付元が読めない注文を入力工程へ流さず、確認待ちとして別管理します。
転記項目を数える
顧客名、届け先、品番、数量、単価、希望納期など、同じ情報を何回・どこへ入力するかを書き出します。
頻度の高い取引先から書式を合わせる
一律変更ではなく、注文件数と確認回数が多い取引先から、コード・単位・必須項目の不足を減らします。書式変更は先方との合意が必要です。
電子化する範囲を決める
受信だけ、文字認識、入力連携、注文ポータルなどを分けて比較します。例外処理と確認責任が残ることを前提にします。
改善候補を比較する表
| 候補 | 変わる工程 | 残る確認 | 最初の確認事項 |
|---|---|---|---|
| ペーパーレスFAX | 受信・回覧・保管 | 判読、品番、数量 | 検索性と権限 |
| OCR | 文字入力の一部 | 読取結果、例外 | 帳票種類と精度 |
| 受注フォーム | 入力項目の標準化 | 顧客登録、例外注文 | 取引先が使えるか |
| EDI・システム連携 | データ再入力 | マスタ、エラー処理 | 取引量と運用責任 |
小さく始める判定
- 件数が多く書式が安定している：入力連携候補を検討
- 書式が多く判読確認が多い：受付と例外分類を先に改善
- 一部取引先だけ件数が多い：その取引先で限定テスト
- 欠品や単価違いが主問題：FAXよりマスタ・例外処理を優先
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編集方針：特定の製品導入を勧める記事ではありません。実際の件数、例外、取引先条件を確認して改善範囲を決めるための整理手順です。更新日：2026.07.13
更新日：2026.07.22
編集方針：公開情報とミチタスの実務知見をもとに、事実・仮定・説明例を区別して作成しています。特定製品の推奨、導入効果、投資回収、法令適合を保証しません。固有の顧客情報・社内情報・機密情報は使用していません。