FAXを残したまま、確認待ちを見失わないようにする。

編集：株式会社ミチタス · 2026年9月6日

受信箱を一つにするだけでは、未処理は見えない

受信は同じ複合機でも、担当者が紙を持ち帰ると、どの注文が入力済みか分からなくなります。そこで「受付番号」「状態」「次に動く人」「回答期限」を一緒に記録します。

まず、一定の取引先・担当範囲で試す

例えば書式が安定している一つの取引先を対象に、従来の運用を基準として、受付表を使った期間の状態を比較します。通常日だけでなく、担当者が休む日や締切前の集中も確認します。

1. 今の受信から入力までを、一件追って記録する。
2. 試行対象の注文だけに受付番号を付ける。
3. 保留は担当者と期限を必ず記録する。
4. 入力済みは注文番号と照合して完了にする。
5. 締切時に未処理と保留を別々に確認する。

比較する数字を先に決める

件数が減っただけで成功とは決めません。注文数や担当者が違えば単純比較できないため、期間の条件も並べて記録します。

その後に選ぶ手段は、詰まっている工程で変わる

受信紙を探すなら保管・共有。判読に時間がかかるなら書式や確認方法。転記が多いならデータ連携。未回答が残るなら状態と担当の管理です。OCRを入れる前に、読取後の確認者と誤読時の戻し方を決めます。

取引先へ書式変更を依頼する場合は、「単位欄が空欄のときに確認が必要になるため、個・箱・ケースを記入いただける欄を加えたい」のように、必要な変更と理由を具体的に伝えます。