FAX受領から請求まで、担当と判断を一枚にする。

編集：株式会社ミチタス · 2026年9月6日

対象を「FAX注文の受領から請求データ確定まで」に絞る

ここでは、受注担当、営業、倉庫、経理が関わる説明用の会社を想定します。まず通常の注文を一件追います。どの部署の仕事かだけでなく、次の担当者に渡せる条件を書くと、止まっている場所が見えます。

担当・完了条件を分けた業務フロー例
順番	担当	行動・使うもの	次へ渡せる条件	別に扱うこと
1	受注担当	FAXを受け取り、受付番号と時刻を記録	送信元と注文を識別できた	同じ注文の再送
2	受注担当	顧客・品番・数量単位を照合	注文内容を特定できた	旧品番、単位の不明
3	受注担当	販売管理へ注文入力	注文番号を発番した	入力後の訂正
4	倉庫	在庫・出荷可能日を確認	全数または分納条件が分かった	欠品、緊急出荷
5	営業	顧客へ数量・納期を回答	顧客との合意を記録した	回答待ち、分納不可
6	倉庫	合意した内容で出荷指示	出荷内容と指示を照合した	直前変更
7	倉庫・受注担当	出荷実績を販売管理へ返す	実際の数量と日付が一致した	未出荷、返品
8	経理	出荷実績と単価を確認し請求確定	請求対象を確定した	締め後訂正、単価相違

自動で送られるデータでも、欠落したときに誰が気付くかは別です。たとえば出荷実績が販売管理に届かない場合、倉庫が再送するのか、受注担当が一覧で照合するのかを決めます。「自動連携」と書くだけでは完了条件になりません。

答えが異なるときは、その場で正しい方を決めず、実際の帳票や履歴を照合します。まず違いがあることを記録します。

販売管理へ入力した後、出荷Excelにも入力しているなら、項目単位で比べます。品番と数量は同じでも、出荷Excelだけに積み順がある場合、その欄まで単純に廃止できるとは限りません。

転記の比較例
項目	販売管理	出荷Excel	次の確認
品番・数量	入力あり	同じ内容を再入力	連携できる形式があるか
納期	希望日	確定した出荷日	二つの日付の意味は同じか
積み順	項目なし	倉庫が追記	どこで記録を残すか

転記を消した結果、現場が必要な情報まで失うことを防ぎます。

頻度の高い転記を一つ、事故や請求に影響する例外を一つ選びます。前者は工数比較へ、後者は例外処理一覧へ進めます。表を作るだけで終わらせず、確認する担当者と期限を一緒に決めます。

掲載した業務・件数・会社は説明用の例です。自社で実際に扱う帳票と担当者に照らし、使う項目を選んでください。