電話注文は、受付票と未回答の記録までセットにする。

編集：株式会社ミチタス · 2026年9月6日

受付票で、空欄にしたくない項目を決める

「確認します。P-045を10ケース、1ケース20個で計200個ですね。希望は9月10日の午前、届け先は登録拠点A。分納は不可、でよろしいでしょうか。在庫と単価を確認して、本日15時までにメールで回答します。」

在庫や納期を確定していない段階で、「お届けします」と約束しない言い方にします。商品特性や取引条件に応じ、書面の確認が必要な場合は所定の手順を追加します。

「さっきの注文を8ケースに」と言われた場合、何時の誰からの注文かだけで更新せず、元注文を特定します。出荷が進んでいれば対応可否が変わるため、出荷前変更の処理例のように、受注・倉庫・請求まで影響を追います。

未回答の引き継ぎ例
受付番号	未回答事項	次の担当	回答期限	完了の証拠
T-001	在庫・確定納期	営業担当	当日15:00	顧客へ送った回答の記録
T-002	単位の確認	受注担当	入力前	顧客確認済みの受付票

期限までに確認が終わらない場合は、分かっていることと次の連絡予定を伝えます。担当者が不在になる場合も、受付番号をもとに別の人が状況を追えるようにします。

数量を間違えたなら、聞き取り・受付票・入力・照合のどこで違ったかを記録します。単位欄が空欄だったのか、商品コードが違ったのか、変更前の注文が残ったのか。原因に応じて、欄、復唱順、照合手順を修正します。

掲載した業務・件数・会社は説明用の例です。自社で実際に扱う帳票と担当者に照らし、使う項目を選んでください。